Vianočný večierok je pre väčšinu firiem najväčší a najformálnejší event roka, no zároveň ten, ktorý sa najčastejšie rieši na poslednú chvíľu — a práve preto je aj eventom, pri ktorom sa oneskorené plánovanie prejaví najviditeľnejšie. December je najvyťaženejší mesiac roka pre gala priestory, cateringové spoločnosti aj hudobných a zábavných dodávateľov, čo znamená, že kto začne plánovať v lete, má výber, aký si v novembri už nikto nedovolí.
Prečo je december taký preplnený
Vianočný večierok neorganizuje len vaša firma — organizujú ho prakticky všetky firmy v regióne, a to v úzkom okne približne troch týždňov medzi polovicou decembra a Vianocami. Toto vytvára extrémny nápor na obmedzený počet vhodných priestorov (najmä tých s kapacitou pre väčší počet hostí) a na dodávateľov, ktorí majú v tomto období len obmedzený počet dní, kedy môžu realizovať event.
Výsledkom je, že firmy, ktoré začnú riešiť termín v októbri alebo neskôr, si často vyberajú nie z toho, čo je najvhodnejšie, ale z toho, čo ešte zostalo voľné.
Čo sa stráca pri neskorom plánovaní
Neskoré plánovanie neznamená len menší výber lokalít — má aj ďalšie, menej zjavné dôsledky. Ceny sa v období vysokého dopytu bežne pohybujú vyššie, pretože dodávatelia majú menej priestoru na vyjednávanie, keď vedia, že termín je jeden z posledných voľných. Kvalitní moderátori, hudobné kapely alebo DJ-i majú kalendár na december zaplnený už koncom leta, takže pri neskorom oslovení zostávajú k dispozícii len tí, ktorí ešte nemajú plný kalendár — čo nie je vždy náhoda.
| Kedy začnete plánovať | Čo je zvyčajne k dispozícii | |---|---| | Jún – august | Široký výber lokalít aj dodávateľov, priestor na vyjednávanie | | September – október | Zúžený výber, dobré lokality sa postupne zapĺňajú | | November | Obmedzený výber, vyššie ceny, menej flexibility v termíne | | December | Prakticky len to, čo zostalo voľné, často kompromisy |
Prečo sa oplatí riešiť termín skôr než program
Rezervácia lokality a kľúčových dodávateľov by mala predbehnúť ladenie detailov programu, nie naopak. Firmy často čakajú s rezerváciou, kým nemajú hotový presný scenár večera, čím zbytočne strácajú týždne, počas ktorých sa najlepšie termíny obsadzujú. Lokalitu a dátum je možné zafixovať skoro, zatiaľ čo dramaturgia, moderovanie a menu sa dajú doťahovať priebežne až do jesene.
Ako naplánovať v lete bez toho, aby ste riešili detaily naslepo
Plánovanie v júli alebo auguste neznamená, že musíte mať hotový celý program mesiace vopred — stačí zafixovať tri veci: dátum, lokalitu a orientačný rozpočet. Tieto tri rozhodnutia sú tie, ktoré sa najviac viažu na dostupnosť trhu, zatiaľ čo výber menu, dramaturgia večera alebo detaily zábavného programu majú dostatočnú flexibilitu aj pri riešení na jeseň.
Rovnako sa oplatí v lete osloviť aspoň orientačne kľúčových dodávateľov (catering, technika, moderátor) a dohodnúť si podmienky rezervácie, aj keď finálne detaily doladíte neskôr.
Ktoré časti príprav trvajú najdlhšie
Nie všetky rozhodnutia okolo vianočného večierka majú rovnaký časový nárok. Výber a schválenie menu sa dá doladiť za pár týždňov, no príprava kvalitnej dramaturgie večera — najmä ak je súčasťou galavečer s odovzdávaním ocenení — si vyžaduje čas na scenár, skúšky moderovania a koordináciu s technikou. Podobne aj objednávka špecifickej výzdoby alebo scénografie na mieru má dlhšiu dodaciu lehotu než bežný prenájom techniky, najmä ak sa vyrába alebo dováža na objednávku.
Firmy, ktoré si toto neuvedomia, sa často dostanú do situácie, že majú včas zarezervovanú lokalitu, ale program večera sa dolaďuje na poslednú chvíľu pod tlakom, čo sa na výslednom dojme prejaví rovnako viditeľne ako zle vybraná lokalita.
Ako zosúladiť letné plánovanie s internými schváleniami
Plánovanie v lete naráža na jednu praktickú prekážku — rozpočet na vianočný večierok často ešte nie je formálne schválený, pretože sa o ňom rozhoduje až v neskoršej fáze ročného plánovacieho cyklu. Riešením nie je čakať s rezerváciou lokality na finálne schválenie, ale získať od vedenia aspoň orientačný súhlas s rozsahom rozpočtu, ktorý umožní zablokovať termín a začať rokovania s dodávateľmi. Presné čísla sa dajú doladiť neskôr, kým sa neprepáčiteľná strata najlepších termínov už odohráva už v lete a jeseni.
Čo robiť, ak ste plánovanie už zmeškali
Ak sa firma dostane do situácie, že rieši vianočný večierok až na jeseň, nie je všetko stratené — len sa zmenšuje výber a stúpa dôležitosť flexibility. V tomto prípade sa oplatí zvážiť alternatívne termíny mimo najfrekventovanejšieho decembrového okna (napríklad začiatok januára) alebo menej tradičné formáty priestoru, ktoré nie sú tak vyťažené ako klasické gala sály. Užitočné je aj rozšíriť okruh oslovených dodávateľov namiesto opakovaného kontaktovania tých istých niekoľkých mien, ktoré má pravdepodobne obsadené aj konkurencia.
Prečo sa oplatí sledovať aj kalendár konkurencie
Firmy v tom istom odvetví alebo regióne majú tendenciu vyberať si podobné lokality a podobných dodávateľov, čo znamená, že váš najväčší konkurent v zápase o dobrý termín nemusí byť iná firemná akcia, ale priamo firma z vášho okolia. Ak máte prehľad o tom, kde sa v minulosti konali podobné podujatia, oplatí sa tieto lokality osloviť medzi prvými, kým je výber najširší.
Kedy presne začať
Ako orientačný bod platí, že plánovanie vianočného večierka by malo začať najneskôr v auguste, ideálne skôr — najmä pri väčších firmách alebo pri formáte s galavečerom a odovzdávaním ocenení, kde je príprava dramaturgie a scénografie náročnejšia. Ak plánujete tohtoročný vianočný večierok a chcete si zachovať širší výber lokalít aj dodávateľov, pozrite si naše gala večery alebo nás kontaktujte cez kontaktný formulár ešte pred jesenným nárastom dopytu.