September ako reštart znamená moment, keď sa firemný život po lete vracia do plného tempa a je zároveň posledným rozumným bodom, kedy ešte možno naplánovať jesenné konferencie, výročia či iné väčšie podujatia bez kompromisov v lokalite alebo dodávateľoch. Kto s plánovaním počká do polovice októbra, narazí na rovnaký problém ako pri vianočnom večierku — obmedzený výber v období, keď sa dopyt po eventoch prudko zvyšuje. Rozdiel oproti decembru je v tom, že september pôsobí zdanlivo menej urgentne, a práve preto sa toto okno najčastejšie premešká.
Prečo je september iný než ostatné mesiace
Júl a august sú pre väčšinu firiem obdobím dovoleniek, nižšej aktivity a odloženého rozhodovania — čo je v poriadku, pokiaľ sa september nezmešká rovnakým spôsobom. September je zvyčajne prvým mesiacom, keď je celý tím naspäť, rozpočty sú aktívne a firma má kapacitu (aj mentálnu) plánovať dopredu. Zároveň je to bod, odkedy dodávatelia a lokality začínajú zaznamenávať prudký nárast dopytu smerom k jesenným konferenciám a neskôr k vianočnému obdobiu. Firmy, ktoré si túto dynamiku uvedomia až neskôr, sa dostávajú do pozície, kde musia svoje plány prispôsobovať dostupnosti trhu namiesto toho, aby si trh prispôsobovali svojim potrebám.
Čo sa stane, keď sa plánovanie odloží na október alebo neskôr
Jeseň je z pohľadu event trhu jedno z najvyťaženejších období roka spolu s decembrom — firmy dobiehajú aktivity odložené počas leta, plánujú konferencie pred koncom fiškálneho roka a súčasne začínajú riešiť vianočné večierky. Táto kumulácia dopytu znamená, že lokality aj kvalitní dodávatelia majú kalendár na október a november zaplnený už začiatkom jesene.
| Kedy začnete plánovať | Dôsledok | |---|---| | September | Široký výber termínov, lokalít aj dodávateľov na október–november | | Začiatok októbra | Zúžený výber, treba počítať s kompromismi v termíne | | Polovica októbra a neskôr | Obmedzené možnosti, riziko kolízie s vianočným plánovaním |
Ktoré eventy patria do jesenného plánovania
Jeseň je typicky sezónou konferencií, workshopov a interných podujatí viazaných na koniec fiškálneho roka, no aj obdobím, keď firmy oslavujú výročia alebo organizujú väčšie interné stretnutia pred záverom roka. September je vhodný bod na to, aby sa tieto plány posúdili spoločne, nie oddelene — podobne ako pri januárovom plánovaní ročného kalendára, len s kratším horizontom do konca roka.
Ak plánujete konferenciu na jeseň, oplatí sa venovať pozornosť aj konkurenčným termínom v odvetví — jesenné obdobie je nabité aj z pohľadu odborných podujatí, takže vlastný termín sa oplatí zafixovať skôr, než ho obsadí niekto iný. Prehľad možností nájdete v našej ponuke konferencií a firemných eventov.
Ako si zosúladiť jesenné eventy s vianočným plánovaním
Bežná chyba je riešiť jesenné podujatia a vianočný večierok ako dve nesúvisiace úlohy, ktoré prídu na rad postupne. V praxi si však konkurujú o rovnaké lokality, rovnakých dodávateľov a rovnaký rozpočet — preto sa oplatí v septembri urobiť si prehľad všetkých plánovaných eventov do konca roka naraz a rozhodnúť o prioritách skôr, než sa začnú termíny prekrývať.
Firma, ktorá si najprv zafixuje dátum vianočného večierka a až potom rieši jesenné konferencie, si často uvedomí, že najlepšie termíny na oboch akciách kolidujú s tými istými dodávateľmi.
Prečo sa oplatí prepojiť septembrové plánovanie s HR agendou
September je typicky aj mesiac, keď sa uzatvárajú polročné hodnotenia, otvárajú nové pozície po letnom útlme a rieši sa nábor pred koncom roka. Toto obdobie sa preto prirodzene prekrýva s plánovaním eventov zameraných na zamestnancov — interných konferencií, workshopov alebo menších teambuildingov naviazaných na reštart po lete. Ak HR a event tím komunikujú svoje plány oddelene, ľahko sa stane, že sa dôležité interné podujatie naplánuje na rovnaký týždeň ako veľký nábor alebo hodnotiace pohovory, čím sa oslabí účasť aj pozornosť zamestnancov.
Ako rozpoznať, ktoré eventy si vyžadujú dlhší predstih
Nie každý jesenný event potrebuje rovnaký čas na prípravu. Menšie interné stretnutie sa dá zorganizovať aj s niekoľkotýždňovým predstihom, zatiaľ čo väčšia konferencia s externými rečníkmi, tlmočením alebo registráciou stoviek hostí potrebuje mesiace. Pri plánovaní v septembri sa preto oplatí najprv roztriediť eventy podľa náročnosti prípravy a až potom im prideľovať termíny — najnáročnejšie podujatia by mali dostať prioritu pri výbere lokality, aj keby sa v kalendári konali neskôr než jednoduchšie akcie.
Ako využiť september produktívne
Nie je nutné mať v septembri hotový celý program jesenných eventov — stačí zafixovať kľúčové rozhodnutia: dátumy, lokality a hlavných dodávateľov. Detaily programu, cateringu alebo dramaturgie sa dajú doťahovať priebežne počas nasledujúcich týždňov, kým sa hlavné termíny a miesta nestratia v zaplnenom kalendári.
Rovnako sa oplatí v septembri prehodnotiť, ktoré eventy z jesenného plánu majú skutočný účel a ktoré sú skôr zotrvačnosťou — podobne ako pri ročnom plánovaní na začiatku roka, len s kratším časovým rámcom.
Čo robiť, ak sa september už minul bez plánovania
Ak sa firma dostane do októbra bez zafixovaných termínov, najlepšou stratégiou nie je panicky rezervovať prvú voľnú lokalitu, ale rýchlo zoradiť plánované eventy podľa dôležitosti a sústrediť energiu na tie najvýznamnejšie. Menej kľúčové podujatia sa dajú presunúť na január alebo zjednodušiť tak, aby nevyžadovali veľkú lokalitu ani exkluzívnych dodávateľov, ktorých kalendár je v tomto bode už takmer plný.
Ako začať
Prvým krokom je spísať si zoznam všetkých plánovaných jesenných a zimných eventov a zoradiť ich podľa priority a termínu. Ak potrebujete naplánovať jesenné firemné eventy a chcete si zachovať dobrý výber lokalít aj dodávateľov, ozvite sa nám cez kontaktný formulár — september je presne ten čas, kedy má zmysel začať.