Family Day je firemné podujatie pre zamestnancov a ich rodiny, zvyčajne s outdoorovým programom, občerstvením a aktivitami pre deti aj dospelých — a práve preto, že sa koná v lete a vonku, súťaží o tie isté termíny a lokality ako desiatky iných firiem v regióne naraz. Kto začne plánovať až v máji alebo júni, sa nestretáva s nedostatkom nápadov, ale s nedostatkom voľných termínov u lokalít a dodávateľov, ktorí už majú leto rozpísané.
Prečo je práve táto akcia citlivá na včasné plánovanie
Family Day má úzke okno realizovateľnosti — funguje najlepšie v teplých mesiacoch, cez víkend alebo popoludnie, keď majú rodiny čas prísť spolu. Toto okno je krátke a firmy si ho neplánujú na základe kalendára agentúr, ale na základe školských prázdnin a vlastného pracovného kalendára. Výsledkom je, že veľká časť dopytu sa sústredí do niekoľkých júnových a júlových víkendov, a práve tam mizne dostupnosť outdoorových lokalít najrýchlejšie.
Čo sa stane, keď sa začne plánovať neskoro
Neskorý štart neznamená zrušenú akciu, ale zúžený výber — z lokality, ktorú ste chceli, sa stáva lokalita, ktorá ešte bola voľná. To isté platí pre dodávateľov detského programu, nafukovacie atrakcie alebo catering prispôsobený rodinám s deťmi — obľúbení dodávatelia majú v hlavnej sezóne kapacitu obmedzenú a berú objednávky v poradí, v akom prichádzajú.
| Kedy začnete plánovať | Čo to reálne znamená | |---|---| | December – február | Široký výber lokalít aj termínov, priestor na netradičný koncept | | Marec – apríl | Stále dobrý výber, treba sa už rozhodovať aktívne | | Máj | Výber sa zužuje, obľúbené lokality môžu byť už obsadené | | Jún a neskôr | Realizovateľné, ale s obmedzeným výberom termínu aj lokality |
Čo naplánovať ako prvé
Prvé rozhodnutie, ktoré treba urobiť, nie je program, ale rámec — dátum, približný počet účastníkov (vrátane rodinných príslušníkov) a typ lokality. Program sa dá doladiť neskôr, lokalitu a termín nie. Ak plánujete Family Day v rámci firemných eventov, tento rámec je presne to, čo agentúra potrebuje na prvé oslovenie lokalít, kým sú ešte voľné.
Čím sa Family Day líši od bežného firemného eventu v príprave
Family Day zahŕňa rodinných príslušníkov vrátane detí, čo mení nároky na bezpečnosť, program aj logistiku parkovania a dopravy oveľa výraznejšie než pri čisto zamestnaneckej akcii. Treba počítať s programom pre rôzne vekové kategórie súčasne, s dostatkom tieňa a miest na sedenie pre starších príbuzných, a s jasnou informáciou vopred o tom, čo si majú rodiny priniesť. Toto plánovanie zaberá viac času než pri klasickom teambuildingu práve preto, že cieľová skupina je oveľa rôznorodejšia.
Ako sa Family Day líši od podobných formátov
Ak váhate medzi Family Day a iným typom firemného podujatia, rozdiel je v tom, kto je hosťom. Family Day je stavaný okolo rodín vrátane detí, zatiaľ čo klasický teambuilding je stavaný okolo tímovej dynamiky medzi zamestnancami samotnými — tieto dva ciele sa dajú len ťažko spojiť do jedného programu bez toho, aby jeden z nich utrpel.
Čo sa dá pripraviť skôr, aj keď dátum ešte nie je istý
Aj bez potvrdeného dátumu sa dá vopred urobiť prieskum vhodných lokalít a predbežne osloviť dodávateľov detského programu s okienkom niekoľkých možných termínov. Tento prístup nezaväzuje k záväznej rezervácii, ale drží dvere otvorené pre lokality, ktoré by inak boli obsadené skôr, než sa interné rozhodnutie o dátume uzavrie. Rovnako sa dá vopred pripraviť zoznam otázok pre rodiny — počet detí, vekové kategórie, prípadné alergie — aby sa zber týchto informácií nemusel robiť na poslednú chvíľu.
Prečo sa oplatí mať záložný termín, nie len záložnú lokalitu
Pri outdoorovom podujatí sa bežne rieši záložná lokalita pre prípad zlého počasia, no menej sa myslí na záložný termín pre prípad, že sa pôvodný dátum z interných dôvodov (kolízia s iným firemným termínom, nedostupnosť kľúčových ľudí) neosvedčí. Mať v zálohe druhý možný víkend, o ktorom lokalita aj hlavní dodávatelia vedia vopred, šetrí týždne zdržania, ak sa pôvodný plán z akéhokoľvek dôvodu posunie.
Ako komunikovať dátum interne, keď ešte nie je definitívny
Ak interné schvaľovanie trvá dlhšie, než by lokality čakali, oplatí sa komunikovať s dodávateľmi transparentne o štádiu rozhodovania namiesto tichého odkladania odpovede. Väčšina lokalít a dodávateľov detského programu je ochotná držať predbežnú rezerváciu na krátky čas, ak vedia, že rozhodnutie sa blíži — problém nastáva až vtedy, keď sa komunikácia úplne preruší a lokalita sa medzitým ponúkne inému záujemcovi.
Prečo sa oplatí zapojiť zamestnancov do prípravy skôr
Family Day funguje najlepšie, keď zamestnanci vedia o pripravovanom termíne dostatočne vopred, aby si vedeli naplánovať víkendový program s rodinou. Ak sa dátum oznámi len pár týždňov vopred, časť zamestnancov už bude mať iné plány a účasť bude nižšia, než keby mali dostatok času sa na akciu tešiť a naplánovať si ju.
Čo urobiť, ak sa termín napriek plánovaniu posunie
Aj pri dobrej príprave sa stane, že sa interne posunie dátum kvôli okolnostiam, ktoré organizátor nemá pod kontrolou. V takom prípade je najdôležitejšie informovať lokalitu a kľúčových dodávateľov čo najskôr, pretože skorá zmena sa dá vyriešiť oveľa jednoduchšie než zmena oznámená na poslednú chvíľu, keď už dodávatelia počítajú s pôvodným termínom.
Ďalší krok
Ak plánujete letný Family Day, najbližšie týždne sú momentom, keď sa oplatí rozhodnúť aspoň o dátume a type lokality. Kontaktujte nás a prejdeme spolu dostupné termíny skôr, než sa naplní kalendár obľúbených lokalít na leto.