Firemný event je organizované podujatie, ktoré má firme priniesť konkrétny výsledok — silnejší tím, spokojnejších klientov, viditeľnosť na trhu — a nie len zaplniť termín v kalendári. Práve preto sa oplatí až vtedy, keď existuje jasný cieľ, ktorý sa iným spôsobom nedosiahne rovnako dobre. Bez neho ide o nákladnú aktivitu, ktorá sa dobre vyfotí, ale firme reálne nič nepridá.
Kedy má event zmysel
Event má zmysel vtedy, keď rieši niečo, čo email, porada ani intranet nevyriešia — spoločný zážitok, osobný kontakt, moment, ktorý si ľudia zapamätajú. Typicky ide o tri situácie.
Prvou je budovanie vzťahov naprieč tímom alebo s klientmi, kde osobná interakcia mení kvalitu spolupráce — teambuilding pred náročným projektom, galavečer pre kľúčových partnerov. Druhou je oslava alebo uznanie míľnika — výročie firmy, úspešne dokončený projekt, ocenenie zamestnancov — kde je dôležité, aby si ľudia moment reálne prežili spoločne, nie len prečítali v newsletteri. Treťou je situácia, kde firma potrebuje niečo odkomunikovať alebo predstaviť s väčšou váhou, než akú unesie bežný kanál — napríklad launch produktu pred médiami a partnermi.
Vo všetkých troch prípadoch platí rovnaká podmienka: dá sa jasne pomenovať, čo sa má po evente zmeniť. Ak vedenie po skončení podujatia vie povedať, čo konkrétne sa vďaka nemu podarilo, event splnil svoj účel.
Kedy event zmysel nemá
Najčastejší dôvod, prečo eventy nefungujú, je, že sa organizujú ako reflex — "minulý rok sme mali vianočný večierok, tak ho budeme mať aj tento rok" — bez toho, aby si niekto položil otázku, či ešte rieši to, čo má. Rovnako problematické je organizovať event ako rýchlu záplatu na hlbší problém. Nespokojnosť s manažmentom, nejasná stratégia alebo preťaženie tímu sa jedným večierkom nevyriešia — nálada sa na pár hodín zlepší a o týždeň je situácia rovnaká.
Ďalším signálom je, že si nikto nevie predstaviť, čo by sa stalo, keby sa event tento rok neuskutočnil. Ak je odpoveď "asi nič zásadné", je to znak, že ide skôr o zotrvačnosť než o skutočnú potrebu. V takých prípadoch sa oplatí peniaze aj čas presunúť inam — napríklad do menšieho, ale cielenejšieho podujatia, alebo úplne mimo eventov.
Rozhodovanie medzi eventom a jednoduchšou formou komunikácie má vlastnú logiku, ktorej sa venujeme samostatne — kľúčové je nezamieňať si "chceme niečo urobiť" za skutočnú potrebu podujatia.
Prečo sa zlé rozhodnutie ťažko naprávuje
Rozhodnutie usporiadať event, ktorý nemá jasný účel, sa dá ťažšie vrátiť späť než rozhodnutie event nemať. Keď sa raz naplánuje, do prípravy sa investuje čas viacerých ľudí, rozpočet sa alokuje a zrušenie v polovici prípravy pôsobí horšie než keby sa nezačalo vôbec. Preto sa oplatí otázku "má to zmysel" riešiť na začiatku, nie v polovici organizovania, keď je cesta späť už nákladná.
Rovnaký problém funguje aj opačne — firma, ktorá sa raz "popáli" na evente bez jasného cieľa, má tendenciu byť voči eventom skeptická aj vtedy, keď by naozaj pomohli. Skúsenosť so zle mierenou akciou sa ľahko zovšeobecní na "eventy sa u nás neosvedčili", hoci problém nebol vo formáte podujatia, ale v tom, že chýbal jasný dôvod, prečo sa koná.
Stredná cesta: menší event namiesto žiadneho alebo veľkého
Rozhodovanie sa často zbytočne zjednodušuje na dve možnosti — veľký event alebo žiadny. V praxi existuje aj tretia cesta, ktorá sa oplatí zvážiť skôr, než sa event úplne zruší: zmenšiť jeho rozsah tak, aby zostal verný pôvodnému cieľu, ale bez nákladov na prvky, ktoré k nemu reálne neprispievajú. Firemné výročie napríklad nemusí byť veľký galavečer pre stovky hostí, ak je skutočným cieľom poďakovať sa užšiemu tímu, ktorý projekt viedol — menšie, adresnejšie podujatie často splní účel lepšie než veľké a neosobné.
Táto úvaha funguje aj opačne. Ak sa event po zmenšení dostane na rozsah, kde už nedokáže naplniť pôvodný cieľ — napríklad konferencia, ktorá potrebuje kritickú masu účastníkov na to, aby fungovali panelové diskusie — zmenšenie nie je riešením a treba sa vrátiť k pôvodnej otázke, či má podujatie v danej podobe vôbec zmysel.
Ako si to overiť pred rozhodnutím
Praktický spôsob, ako si to overiť, je predstaviť si tri mesiace po evente a opýtať sa, čo je vďaka nemu inak. Ak odpoveď obsahuje konkrétny, merateľný alebo aspoň pozorovateľný rozdiel — vyššia účasť na ďalších firemných aktivitách, uzavreté partnerstvá, jasne lepšia atmosféra v tíme — event má zmysel. Ak odpoveď znie len "bolo to fajn", stojí za zváženie, či sa dá ten istý pocit dosiahnuť lacnejšie a jednoduchšie.
| Signál | Event sa oplatí | Event sa neoplatí | |---|---|---| | Cieľ | Jasne pomenovaný, viazaný na konkrétny výsledok | "Robíme to každý rok" | | Problém, ktorý rieši | Vyžaduje si osobný kontakt alebo spoločný zážitok | Dá sa vyriešiť komunikáciou alebo procesom | | Alternatíva | Neexistuje rovnako účinná lacnejšia cesta | Email, workshop alebo menšie stretnutie by stačili | | Meranie úspechu | Vopred definované, čo sa má zmeniť | Úspech sa hodnotí len pocitovo |
Čo robiť, keď si nie ste istí
Ak si nie ste istí, či konkrétny event má zmysel, najlepšie funguje rozhovor s niekým, kto nie je súčasťou internej rutiny a vie sa spýtať na cieľ nezaujato. Pozrite si, ako pristupujeme k firemným eventom alebo si prezrite naše referencie — pri každej z nich vidíte, aký problém alebo príležitosť event riešil. Ak chcete cieľ svojho eventu prekonzultovať skôr, než padne rozhodnutie, napíšte nám.