Fotograf a videograf na evente zachytávajú podujatie ako vizuálny materiál, ktorý firma ďalej používa na internú komunikáciu, marketing aj sociálne siete — a práve preto sa nedajú riešiť ako posledná položka na zozname dodávateľov. Kvalitný event fotograf alebo videograf má obsadený kalendár mesiace vopred, obzvlášť v hlavnej eventovej sezóne, a firma, ktorá ich rieši dva týždne pred akciou, si vyberá už len z toho, kto je práve voľný.
Prečo je predstih pri fotografoch a videografoch iný než pri inej technike
Fotograf a videograf sú na rozdiel od zvukovej alebo svetelnej techniky jedineční — nedajú sa nahradiť ekvivalentnou zostavou od iného dodávateľa bez zmeny výsledného štýlu. Firma, ktorá si obľúbi konkrétny rukopis fotografa z predchádzajúcich eventov, nedostane rovnaký výsledok od niekoho iného, aj keby mal rovnakú techniku. To je hlavný dôvod, prečo sa dobrí eventoví fotografi rezervujú s výrazne väčším predstihom než väčšina ostatných dodávateľov — ich kapacita je fyzicky obmedzená na jeden event denne, nie na počet kusov techniky na sklade.
Druhý dôvod je sezónnosť. Obdobia s vysokým počtom firemných eventov — typicky jar a koniec roka — majú u skúsených fotografov a videografov kalendár plný už niekoľko mesiacov vopred. Objednávka na poslednú chvíľu v tomto období často znamená kompromis v kvalite, nie len v cene.
Čo sa stane, keď sa objednávka rieši neskoro
Neskorá objednávka väčšinou neznamená, že fotograf úplne chýba — znamená, že firma dostane niekoho bez skúseností s podobným formátom podujatia, alebo niekoho, kto berie zákazku popri inej práci a nemá priestor na prípravu. Výsledkom sú fotografie, ktoré technicky fungujú, ale chýba im pochopenie programu — nezachytený kľúčový moment prejavu, zlé rozostavenie pri odovzdávaní ocenení, video bez dostatočného zvuku z pódia.
Čo fotografovi a videografovi zadať vopred
Kvalitný výstup nezávisí len od skúseností fotografa, ale aj od toho, ako dobre pozná program. Zadanie by malo obsahovať harmonogram dňa s presnými časmi kľúčových momentov, zoznam "must have" záberov (vedenie firmy, odovzdávanie ocenení, konkrétni hostia), informáciu o tom, kde sa výstup použije (web, sociálne siete, interná komunikácia), a technické obmedzenia priestoru (svetelné podmienky, zákaz blesku počas programu, dostupnosť elektriny pre videotechniku).
| Čo zadať | Prečo je to dôležité | |---|---| | Harmonogram s kľúčovými momentmi | Fotograf nemôže zachytiť to, o čom nevie | | Zoznam povinných záberov | Vyhnete sa situácii, že chýba fotka práve toho, čo firma najviac potrebuje | | Účel použitia výstupu | Ovplyvňuje formát, orientáciu aj rýchlosť dodania záberov | | Obmedzenia priestoru | Fotograf/videograf sa vie technicky pripraviť vopred |
Ako naplánovať zálohu a technické zázemie
Skúsený fotograf a videograf prichádzajú na akciu s vlastnou zálohou — druhým fotoaparátom, náhradnými batériami a kartami — ale organizátor by si mal aj tak vopred overiť, či dodávateľ počíta s primeraným technickým zázemím vzhľadom na dĺžku a náročnosť podujatia. Pri celodenných alebo viacdňových eventoch je bežné, že tím tvoria dvaja ľudia namiesto jedného, práve preto, aby výpadok jedného zariadenia alebo únava po niekoľkých hodinách nemali vplyv na kvalitu výstupu.
Fotograf, videograf, alebo obaja
Nie každý event potrebuje oboje. Interné stretnutie alebo menší workshop si zvyčajne vystačí s fotografom, ktorý zachytí atmosféru a kľúčové momenty pre internú komunikáciu. Konferencie, galavečery alebo produktové launche, ktoré firma chce ďalej použiť v marketingu, profitujú z kombinácie oboch — video zachytáva dynamiku a atmosféru spôsobom, ktorý fotografia nedokáže, najmä pri prejavoch alebo momentoch s publikom.
Kombinovanie oboch rolí v jednej osobe je pri väčších podujatiach zriedka dobrý nápad — pozornosť rozdelená medzi fotenie a natáčanie znamená kompromis v oboch výstupoch.
Ako dlho trvá spracovanie výstupov
Termín dodania hotových fotografií a videa treba dohodnúť vopred, nie sa naň spýtať až po akcii. Pri fotografiách je bežné rozdelenie na rýchly výber niekoľkých upravených záberov do jedného až dvoch dní (napríklad na okamžité zdieľanie na sociálnych sieťach) a kompletné spracovanie celej sady do jedného až dvoch týždňov. Video, najmä strihané s hudbou a grafikou, si zvyčajne vyžaduje dlhší čas než fotografia — pri väčšom podujatí to môže byť aj niekoľko týždňov.
Ak firma plánuje výstupy použiť na konkrétny termín (napríklad výročná správa alebo kampaň naviazaná na dátum), je nutné túto lehotu zosúladiť s fotografom či videografom vopred, nie predpokladať, že sa to stihne.
Autorské práva a použitie záberov
Kto smie fotografie a video ďalej používať a na aký účel, by malo byť súčasťou zmluvy, nie predpokladom. Väčšina fotografov a videografov si ponecháva autorské práva k záberom a firme licencuje ich použitie na dohodnutý účel (interná komunikácia, web, sociálne siete) — rozsah licencie sa výrazne líši dodávateľ od dodávateľa, a použitie záberov nad rámec dohodnutého (napríklad v platenej reklamnej kampani) môže vyžadovať dodatočné povolenie.
Rovnako dôležité je vopred vyriešiť súhlas hostí so spracovaním fotografií a videa, najmä ak sa výstupy budú publikovať verejne. Informácia o fotografovaní by mala byť súčasťou pozvánky alebo registrácie, nie niečo, čo sa rieši až na mieste pri prvom cvaknutí spúšte.
Prečo sa oplatí sledovať fotografa naprieč viacerými eventami
Firma, ktorá spolupracuje s rovnakým fotografom alebo videografom opakovane, získava niečo, čo sa nedá dosiahnuť pri jednorazovej objednávke — dodávateľ postupne pozná firemnú kultúru, kľúčových ľudí aj to, aké zábery firma naozaj využíva. Táto kontinuita sa prejaví na kvalite výstupu aj na rýchlosti, akou dodávateľ pochopí zadanie pri ďalšom podujatí, bez toho, aby sa muselo všetko vysvetľovať odznova.
Ako si vybrať správneho dodávateľa
Portfólio z podobne veľkých a formátovo blízkych podujatí je lepším ukazovateľom než všeobecné portfólio plné svadobnej alebo produktovej fotografie. Event fotografia má vlastné nároky — práca s pohybom, so skupinami, so slabým svetlom v sálach — ktoré sa líšia od iných žánrov.
Ďalší krok
Ak plánujete event, na ktorý chcete kvalitný vizuálny výstup, riešte fotografa a videografa hneď ako máte potvrdený termín, nie tesne pred akciou. Pozrite si naše doplnkové služby alebo nám napíšte cez kontaktný formulár — s rezerváciou aj zadaním vám radi pomôžeme.