Family Day je celodenné firemné podujatie pre zamestnancov a ich rodiny — partnerov, deti aj starých rodičov — postavené tak, aby malo program pre každú generáciu, nielen pre deti. Na rozdiel od menšieho Dňa detí ide o väčší formát s výrazne širším publikom: partneri zamestnancov, ktorí firmu väčšinou poznajú len z rozprávania, a program preto musí fungovať aj ako prvý dojem z firemnej kultúry.
Prečo je Family Day iný typ eventu než Deň detí alebo teambuilding
Family Day spája tri rôzne publiká naraz — zamestnancov, ich partnerov a deti rôzneho veku — a každé z nich má iné očakávania. Zamestnanec očakáva neformálne stretnutie s kolegami mimo pracovného kontextu, partner prichádza často prvýkrát a hodnotí firmu cez atmosféru a organizáciu, deti potrebujú program primeraný veku. Toto odlišuje Family Day od teambuildingu (zameraného na zamestnancov) aj od Dňa detí (zameraného predovšetkým na deti) — musí obsiahnuť všetky tri vrstvy naraz, v jednom priestore a jednom harmonograme.
Ako postaviť program pre viacero generácií naraz
Paralelný program funguje pri Family Day lepšie než jeden spoločný harmonogram pre všetkých. Namiesto jednej aktivity, ktorú absolvujú postupne všetci hostia, sa oplatí naplánovať niekoľko súbežných zón — detskú zónu s animátormi a hrami, športovo-zábavnú zónu pre aktívnejších dospelých, a pokojnejšiu zónu s posedením, jedlom a hudbou pre tých, ktorí chcú deň stráviť menej aktívne. Hostia si medzi zónami voľne prechádzajú podľa nálady, nie podľa pevného harmonogramu.
| Zóna | Pre koho | Typický obsah | |---|---|---| | Detská zóna | Deti všetkých vekov | Animátori, hry, tvorivé dielne, maskoti | | Aktívna zóna | Dospelí a staršie deti | Športové súťaže, exhibície, adrenalínové atrakcie | | Relaxačná zóna | Všetky vekové skupiny | Posedenie, catering, živá hudba, tieň | | Spoločný moment | Všetci hostia | Krátky spoločný program (privítanie, žrebovanie, večerná hudba) |
Aspoň jeden spoločný moment, kde sa všetky skupiny stretnú naraz — napríklad krátky príhovor vedenia alebo večerný koncert — dáva dňu spoločný bod, na ktorý si hostia spomenú, aj keď väčšinu dňa strávili v rôznych zónach.
Logistika, ktorá pri Family Day najčastejšie zlyháva
Podcenená kapacita parkovania a dopravy je pri Family Day bežný problém — podujatie, na ktoré prichádzajú celé rodiny vrátane starých rodičov, generuje výrazne viac áut než firemný event pre rovnaký počet zamestnancov. Rovnako sa oplatí myslieť na bezbariérový prístup pre staršie generácie, dostatok tieňa a sedenia pre tých, ktorí sa nezapoja do aktívneho programu, a toalety dimenzované na rodiny s malými deťmi, nie len na dospelých hostí.
Ako komunikovať pozvánku rodinám
Pozvánka na Family Day má iný charakter než pozvánka na interný firemný event — smeruje aj k ľuďom, ktorí firmu nepoznajú, preto by mala jasne vysvetliť, čo majú od dňa očakávať. Užitočné informácie zahŕňajú vekové zloženie programu (aby rodičia vedeli, či je vhodný aj pre batoľatá), dĺžku podujatia, informáciu o parkovaní a doprave, a odporúčanie, čo si priniesť alebo obliecť pri outdoor programe.
Zbieranie počtu prihlásených rodinných príslušníkov vopred — nielen počtu zamestnancov — je jediný spoľahlivý spôsob, ako odhadnúť skutočnú kapacitu potrebnú pre catering, program aj priestor. Firmy, ktoré počítajú len so zamestnancami a nezisťujú počet sprevádzajúcich rodinných príslušníkov, sa pri Family Day najčastejšie dostávajú do problémov s nedostatočnou kapacitou.
Ako merať, či podujatie splnilo svoj účel
Family Day sa dá vyhodnotiť aj bez formálneho merania, jednoducho pozorovaním priebehu dňa — či zóny fungovali plynulo bez frontov, či sa rodiny zdržali celý deň alebo odchádzali predčasne, a či spoločný moment programu naozaj pritiahol pozornosť väčšiny hostí. Krátka spätná väzba od zamestnancov po podujatí (napríklad jednoduchý dotazník) dá konkrétnejší obraz než len dojem organizátora, a zároveň ukáže, čo zmeniť pri ďalšom ročníku.
Čo robiť pri zlom počasí
Family Day sa vo veľkej väčšine prípadov odohráva čiastočne alebo úplne vonku, preto je náhradný plán pre zlé počasie nutnosť, nie voliteľný detail. Náhradný plán neznamená nutne presun celého podujatia pod strechu — pri miernejšom daždi často stačí presunúť len najcitlivejšie časti programu (živú hudbu, stanovištia s elektronikou) a zvyšok prispôsobiť (dáždniky, stany, presun sedenia). Pri skutočne nevhodnom počasí je dôležité mať vopred jasné kritérium, kto a kedy rozhoduje o zrušení alebo presune termínu, nie riešiť to improvizovane ráno v deň akcie.
Rodiny s malými deťmi sú na počasie citlivejšie než dospelí bez detí — dážď alebo chlad, ktorý by dospelý účastník teambuildingu preniesol bez problémov, môže rodinám s deťmi znepríjemniť celý deň, preto sa oplatí mať kryté zázemie k dispozícii aj pri prognóze, ktorá vyzerá len mierne rizikovo.
Ako rozdeliť zodpovednosť medzi tímy
Family Day zvyčajne presahuje kapacitu jedného interného tímu — HR rieši komunikáciu so zamestnancami, office manažér logistiku na mieste, prípadne marketing vizuálnu prezentáciu firmy. Jasné rozdelenie zodpovednosti medzi tieto role pred podujatím, nie improvizované delenie úloh v deň akcie, je jeden z hlavných rozdielov medzi Family Day, ktorý pôsobí plynulo, a takým, kde sa organizátori naháňajú za detailmi až na mieste.
Ako naplánovať rozpočet a termín
Family Day sa svojím rozsahom (počet hostí, dĺžka programu, počet paralelných zón) zvyčajne radí medzi nákladnejšie firemné podujatia, preto sa oplatí plánovať rozpočet s dostatočným predstihom a nie ho odvodzovať len od počtu zamestnancov — reálny počet hostí s rodinami môže byť dva až tri násobok. Termín v teplejšej časti roka dáva najviac možností pri výbere lokality, ale outdoor priestory sa v lete rýchlo zapĺňajú, preto sa rezervácia oplatí riešiť s dostatočným predstihom.
Ďalší krok
Ak plánujete Family Day a chcete program, ktorý zabaví zamestnancov, partnerov aj deti naraz, pozrite si naše firemné eventy alebo nám napíšte cez kontaktný formulár — pripravíme program rozdelený presne podľa vášho publika.