Catering na firemný event je zabezpečenie jedla a servisu prispôsobené počtu hostí, formátu podujatia a jeho harmonogramu — nie len objednávka jedla navyše k programu. Menu, ktoré funguje skvele pre tridsať ľudí pri jednom stole, sa môže úplne rozpadnúť pri troch stovkách hostí v stojacom formáte. Rozhodnutia o menu preto treba robiť spolu s rozhodnutiami o formáte podujatia, nie až po nich.
Aký formát servisu sedí k vášmu podujatiu
Formát servisu určuje väčšinu ďalších rozhodnutí o menu, nie naopak. Tri najbežnejšie formáty pre firemné eventy sú zasadaný servis (plated), švédske stoly (buffet) a stanice/pochôdzkové občerstvenie (walking dinner, food stations). Zasadaný servis pôsobí najformálnejšie a najlepšie sa hodí ku galavečerom, kde je súčasťou programu aj prejav alebo odovzdávanie ocenení — ale je najnáročnejší na čas a personál. Švédske stoly zvládnu veľké počty hostí efektívne, no pri zlom rozvrhnutí staníc vznikajú fronty. Pochôdzkový formát so stanicami je najlepší pre networkingové eventy, kde má jedlo podporovať pohyb a rozhovor, nie byť hlavným bodom programu.
Ako plánovať menu pre veľkú skupinu
Čím väčšia skupina, tým viac sa oplatí obmedziť počet chodov a variantov namiesto ich rozširovania. Veľká skupina s komplikovaným menu s mnohými voľbami spomaľuje výdaj, predlžuje čakanie a zvyšuje riziko chýb v kuchyni. Osvedčený prístup je jedno alebo dve hlavné jedlá s jasnou alternatívou (napríklad mäsité a bezmäsité), nie á la carte výber pre stovky ľudí.
Množstvo jedla treba počítať s rezervou, nie na hranu — hostia pri firemných eventoch jedia inak než v reštaurácii, konzumácia sa mení podľa dĺžky programu, počasia aj dennej doby. Presné čísla sa líšia event od eventu, preto sa oplatí nechať si odhad potvrdiť priamo od cateringovej spoločnosti, ktorá má s podobnými formátmi skúsenosť.
Diétne obmedzenia a alergie
Ignorovanie diétnych obmedzení pri veľkej skupine takmer vždy niekoho vynechá. Vegetariánska, veganská a bezlepková alternatíva by mala byť štandardnou súčasťou menu pri akejkoľvek skupine nad približne päťdesiat ľudí, nie doplnkom na požiadanie. Pri registrácii hostí (najmä pri konferenciách) sa oplatí zbierať údaje o alergiách a diétnych obmedzeniach vopred — cateringová firma s nimi vie pracovať oveľa lepšie, ak ich má niekoľko dní pred akciou, nie ráno v deň eventu.
| Typ obmedzenia | Ako ho riešiť | |---|---| | Vegetariánske/vegánske | Samostatná plnohodnotná možnosť, nie len príloha bez mäsa | | Bezlepkové/laktózové | Jasne označené jedlá, oddelená príprava pri vyššom riziku kontaminácie | | Alergie (orechy, morské plody) | Zbierať vopred pri registrácii, komunikovať priamo s cateringom | | Kultúrne/náboženské obmedzenia | Zohľadniť pri medzinárodnom alebo zmiešanom publiku vopred |
Logistika servisu, ktorá sa často podceňuje
Menu je len časť rovnice — druhá časť je, či priestor a harmonogram servis vôbec zvládnu. Kuchyňa alebo aspoň priestor na prípravu priamo v mieste konania, dostatočný počet výdajných bodov vzhľadom na počet hostí a nadväznosť servisu na program (napríklad výdaj obeda počas prestávky medzi prezentáciami) patria medzi detaily, ktoré rozhodujú o tom, či servis prebehne plynulo, alebo sa program zdrží o dvadsať minút kvôli frontám.
Pri outdoor alebo netradičných lokalitách treba navyše overiť, či sa tam dá jedlo vôbec pripraviť a udržať v bezpečnej teplote — nie každá lokalita má zázemie, ktoré si catering vyžaduje.
Catering pri viacdňových podujatiach
Viacdňové podujatia (napríklad konferencia s výjazdovým programom alebo teambuilding) prinášajú do plánovania cateringu ďalší rozmer — menu sa musí striedať tak, aby hostia nejedli druhý či tretí deň to isté, a treba počítať aj s rôznymi dennými dobami servisu (raňajky, obed, večera, prípadne večerné občerstvenie). Cateringová firma, ktorá bežne rieši len jednodňové akcie, nemusí mať skúsenosť s plánovaním pestrého menu na niekoľko dní za sebou — pri výbere dodávateľa na viacdňový event sa oplatí overiť si referencie práve na tento typ zákazky.
Ako naplánovať nápojový servis
Nápojový servis sa často rieši ako druhoradá otázka, hoci pri veľkých skupinách dokáže spôsobiť rovnaké logistické problémy ako jedlo. Pri formálnejších podujatiach s alkoholom sa oplatí vopred určiť, či ide o otvorený bar (hostia si berú podľa chuti) alebo servírovaný bar s obsluhou — otvorený bar je rýchlejší pri menších skupinách, servírovaný lepšie zvláda veľké počty hostí bez frontov. Nealkoholické alternatívy by mali byť rovnako viditeľné ako alkoholické, nie schované na konci pultu — časť hostí alkohol z rôznych dôvodov nepije a mala by mať rovnako kvalitnú možnosť.
Pri celodenných podujatiach treba počítať aj s pitným režimom mimo hlavných jedál, najmä pri outdoor formátoch alebo v teplejšom počasí, kedy sa spotreba vody výrazne zvyšuje a jej nedostatok sa prejaví rýchlo a nepríjemne.
Ako sa cenovo tvorí catering pre veľké skupiny
Cateringové spoločnosti zvyčajne cenujú buď na osobu (fixná suma za menu bez ohľadu na presnú spotrebu), alebo podľa skutočnej spotreby suroviny — prvý model je predvídateľnejší pre rozpočet, druhý môže byť lacnejší, ale je ťažšie ho odhadnúť vopred. Pri veľkých skupinách sa oplatí pýtať sa aj na minimálny garantovaný počet porcií — niektorí dodávatelia účtujú rovnakú sumu aj pri nižšej účasti, než bola pôvodne nahlásená, čo treba vedieť pred podpisom objednávky, nie zistiť až vo faktúre.
Do ceny sa oplatí explicitne zahrnúť aj položky, ktoré sa ľahko prehliadnu — prenájom riadu a servisného vybavenia, personál na výdaj, odvoz odpadu po akcii. Ponuka, ktorá vyzerá výrazne lacnejšie než ostatné, často jednu z týchto položiek jednoducho nezahŕňa.
Ako vybrať cateringovú spoločnosť
Referencie na podobne veľké podujatia sú lepším ukazovateľom než len ochutnávka menu. Cateringová firma, ktorá bežne servíruje svadby pre osemdesiat ľudí, nemusí mať skúsenosť s logistikou konferenčného obeda pre tristo hostí za štyridsaťpäť minút — a to je úplne iná disciplína.
Ďalší krok
Ak plánujete catering pre väčšie podujatie a nie ste si istí, aký formát a rozsah menu zvládne váš priestor aj rozpočet, pozrite si naše doplnkové služby alebo nám napíšte cez kontaktný formulár — navrhneme catering presne podľa počtu hostí a formátu vášho eventu.