Cieľ eventu je konkrétna zmena, ktorú má podujatie vyvolať u svojich hostí alebo vo firme — nie téma ani názov akcie, ale odpoveď na otázku, prečo sa vôbec koná. Bez neho sa plánovanie mení na sériu izolovaných rozhodnutí o lokalite, programe a cateringu, ktoré spolu nemusia dávať zmysel. S ním sa každé z týchto rozhodnutí dá jednoducho otestovať jednou otázkou: pomáha to cieľu, alebo len vyzerá dobre?
Prečo je cieľ prvým krokom, nie posledným
Poradie, v akom sa event plánuje, rozhoduje o tom, ako dobre funguje. Firmy, ktoré začínajú výberom lokality alebo dátumu, sa neskôr snažia cieľ dodatočne "prilepiť" na už hotové rozhodnutia — a program potom pôsobí ako zlepenec aktivít bez spoločnej niti. Firmy, ktoré začínajú cieľom, si vedia lokalitu aj program vyberať tak, aby mu priamo slúžili.
Cieľ tiež uľahčuje rozhodovanie v priebehu prípravy. Keď sa objaví nápad na ďalšiu atrakciu, rečníka alebo prekvapenie, stačí sa opýtať, či to cieľu pomáha, alebo ho len rozrieďuje. Bez jasného cieľa sa každý taký nápad posudzuje individuálne a program sa postupne nafukuje.
Aké typy cieľov eventy najčastejšie majú
Ciele firemných eventov sa dajú zoradiť do niekoľkých širších kategórií. Konkrétny event môže sledovať aj viac cieľov naraz, ale mal by mať jeden hlavný — ten, podľa ktorého sa v spornej chvíli rozhoduje.
| Kategória cieľa | Príklad | Typický event | |---|---|---| | Interná kultúra a vzťahy | Posilniť spoluprácu medzi oddeleniami | Teambuilding, Family Day | | Uznanie a motivácia | Oceniť výkon tímu alebo jednotlivcov | Galavečer, firemné výročie | | Obchodný / externý dosah | Predstaviť produkt, posilniť vzťah s partnermi | Konferencia, launch event | | Informačný | Zosúladiť tím okolo novej stratégie alebo zmeny | Kick-off, interná konferencia |
Konferencia zameraná na budovanie vzťahov s partnermi vyzerá inak než konferencia, ktorej cieľom je odovzdať veľké množstvo obsahu — aj keď obe môžu mať rovnaký formát na papieri. Viac o stavbe programu konferencie nájdete v našej ponuke konferenčných služieb.
Ako cieľ formulovať, aby bol použiteľný
Dobrý cieľ eventu je konkrétny, viazaný na hostí alebo firmu a dá sa po podujatí vyhodnotiť — aspoň orientačne, aj keď nie vždy číselne. "Chceme, aby sa tím lepšie poznal" je príliš všeobecné na to, aby usmernilo akékoľvek rozhodnutie. "Chceme, aby členovia troch oddelení, ktoré spolu bežne nespolupracujú, strávili čas v menších zmiešaných skupinách a odišli s aspoň jedným novým kontaktom" už dáva jasný pokyn pre program, veľkosť skupín aj formát aktivít.
Pri formulovaní cieľa pomáha opýtať sa: kto konkrétne má z eventu niečo odniesť, čo presne to má byť, a ako to spoznáme, že sa to podarilo. Ak na niektorú z týchto otázok firma nevie odpovedať, cieľ ešte nie je dostatočne jasný na to, aby sa podľa neho dalo plánovať.
Čo robiť, keď má event viacero cieľov naraz
V praxi má väčšina eventov viac než jeden cieľ — konferencia môže naraz odovzdávať obsah aj budovať vzťahy medzi partnermi, firemné výročie môže naraz oslavovať minulosť aj motivovať do ďalšieho roka. To samo osebe nie je problém, pokiaľ sa ciele navzájom nebijú a jeden z nich je jasne nadradený ostatným.
Problém nastáva, keď sa ciele reálne vylučujú — napríklad snaha o čo najväčší obsahový nášup na konferencii (veľa krátkych prednášok za sebou) sa bije s cieľom budovať vzťahy medzi účastníkmi (ktorý si vyžaduje čas na neformálne rozhovory). V takej situácii pomáha práve to, že je vopred jasné, ktorý cieľ je hlavný — ak ide primárne o vzťahy, obsah sa zredukuje v prospech prestávok a networkingu, nie naopak.
Ako cieľ ovplyvňuje ďalšie rozhodnutia
Keď je cieľ jasný, prakticky každé ďalšie rozhodnutie sa dá naň naviazať. Cieľ posilniť spoluprácu naprieč tímami volá po menších skupinách a aktivitách s interakciou, nie po veľkej sále s pódiom. Cieľ predstaviť firmu ako seriózneho partnera volá po lokalite a produkcii, ktorá zodpovedá tejto úrovni, aj keby to znamenalo menší, ale kvalitnejší event namiesto veľkého a priemerného.
Rovnako dôležité je, že cieľ pomáha odmietnuť nápady, ktoré síce znejú lákavo, ale k nemu neprispievajú. To je často ťažšia časť plánovania než vymýšľanie nových nápadov — a je to miesto, kde sa oplatí mať v tíme niekoho, kto sa dokáže na cieľ pýtať bez emocionálnej väzby na konkrétny nápad.
Prečo firmy formulujú cieľ príliš vágne
Väčšina firiem nemá problém s tým, že by si cieľ vôbec nestanovila — problém je, že ho stanoví príliš všeobecne na to, aby bol použiteľný. "Chceme posilniť firemnú kultúru" alebo "chceme, aby si to ľudia užili" znejú ako ciele, no v skutočnosti nedávajú žiadne vodidlo pre konkrétne rozhodnutia. Takto formulovaný cieľ sa dá "splniť" prakticky akýmkoľvek programom, čo znamená, že v skutočnosti nesmeruje plánovanie vôbec.
Dôvod, prečo k tomu dochádza, je väčšinou časový tlak — je jednoduchšie napísať všeobecnú vetu do briefu než sa s tímom posadiť a prejsť si, čo presne má event zmeniť. Investícia pár desiatok minút na začiatku sa však vráti mnohonásobne v ušetrenom čase pri neskorších rozhodnutiach o programe, ktoré by sa inak riešili opakovane a bez jasného kritéria.
Ako začať
Skôr než osloví lokalitu alebo dodávateľa, posaďte si kľúčových rozhodovateľov k jednej otázke: čo presne má byť po evente inak. Ak vám s touto úvahou pomôže pohľad zvonka, radi si cieľ vášho eventu prejdeme spolu — napíšte nám alebo si najprv pozrite, ako sme cieľ definovali pri konkrétnych projektoch v našich referenciách.